《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)“基礎(chǔ)設(shè)施”一章，規(guī)定了機(jī)關(guān)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施要求。機(jī)關(guān)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施主要包括檔案用房、檔案用具、設(shè)施設(shè)備和信息化基礎(chǔ)設(shè)施等。

檔案用房

檔案用房是為滿足檔案工作人員辦公以及檔案管理需要而配置的用房。《規(guī)定》第十四～十七條分別規(guī)定了檔案用房的類型、面積、選址和建筑設(shè)計要求。

1.用房類型

按照《規(guī)定》要求，機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，實(shí)行“四分開”，以滿足檔案工作基本需求。其中，檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。考慮到檔案工作深入開展和信息化工作的需要，機(jī)關(guān)可以根據(jù)需求設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。對于縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)來說，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)設(shè)置檔案庫房，但辦公、整理、閱覽等可以分區(qū)設(shè)置。

2.用房面積

檔案辦公用房面積應(yīng)當(dāng)按照《國家發(fā)展改革委、住房城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于印發(fā)黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的通知》(發(fā)改投資〔2014〕2674號)執(zhí)行。整理用房面積建議按《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》(建標(biāo)103—2008)縣級檔案館整理用房面積指標(biāo)最高限20m2 進(jìn)行配置。如果同時開展檔案數(shù)字化工作，則面積可以相應(yīng)增加。閱覽用房面積按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(J G J 25—2010)4.3.2每座4m2 確定，使用面積不小于12m2 。檔案庫房使用面積按(檔案存量+年增長量×存放年限)×60m2 /萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或2.5萬件)的，檔案庫房

面積按15m2 測算。展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積建議以建標(biāo) 103 — 2008縣級三類檔案館水平為參考，進(jìn)行合理配置。

3.選址要求

《規(guī)定》對檔案用房的基地選址沒有作出具體規(guī)定，主要是考慮機(jī)關(guān)檔案用房一般位于機(jī)關(guān)辦公場所，因此不需重復(fù)規(guī)定基地選址要求。不過，如另行擇址建設(shè)機(jī)關(guān)檔案用房，則基地選址應(yīng)符合J GJ25  —  2010中3.0.2規(guī)定。而對于各類用房來說，其選址應(yīng)符合《規(guī)定》第十六條規(guī)定，以達(dá)到方便統(tǒng)籌、便于管理、保證安全的工作目標(biāo)。

4.建筑設(shè)計

辦公用房的建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ 67—2016)規(guī)定。閱覽用房的建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合JGJ 25  —2010中4.3.2規(guī)定，整理用房可以參照執(zhí)行。檔案庫房除《規(guī)定》已經(jīng)明確的明火設(shè)施、給水點(diǎn)、給水排水管道設(shè)置要求外，檔案裝具布置、庫房門窗要求應(yīng)符合  JGJ 25  —2010中4.2.8、4.2.9、5.3.3、5.3.4規(guī)定。此外，檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值應(yīng)當(dāng)與檔案庫房配備的檔案裝具相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m2 ，或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。