智慧檔案庫房建設，應是構建深度交互、開放共享、廣泛互聯的泛在庫房物聯網，實現物與物、人與物、人與人的全面互聯、深度感知；以需求為導向提供人性化服務應用，滿足各類人員的差異化服務需求，系統(tǒng)性地為實體檔案的整個生命周期提供智能化和流程化的輔助管理，全面提供庫房管理的“智慧”服務。通過“大云物移智鏈”等技術全面開展人員、檔案、庫房環(huán)境、設備等實體檔案管理過程中相關因素的全過程管理，并通過大數據、人工智能等技術深度挖掘數據價值，識別潛在隱患并及時解決，并為優(yōu)化庫房運行成本、后期設備選型、節(jié)能改造、庫房擴容等方面提供決策參考。

（一）人員管理。

目前庫房人員管理仍停留在線下，操作及管理較不嚴格。智慧檔案庫房人員管理，一是要全面梳理人員在庫房內的工作流程，將各類制度要求的流程固化在系統(tǒng)中，實現檔案管理、庫房巡檢、維修等與庫房有關的操作全面實現線上操作，并將操作與視頻監(jiān)控、門禁及RFID設備等狀態(tài)聯動，實現檔案絕對安全。二是對未處理工作及定期工作進行待辦提醒，確保工作的閉環(huán)處理。三是設置人員通訊錄，檔案人員入職資質審核、工作履歷、獲得榮譽、離職工作移交審核進行全過程管理，確保工作合規(guī)性。

（二）實體檔案管理。

目前實體檔案管理仍停留在人工管理階段，檔案數量龐大管理不易，容易造成檔案數量、質量臺賬不清晰等情況。智慧檔案庫房通過研究實體檔案全生命周期管理，利用物聯網和RFID、二維碼等技術實現館藏檔案的移交、消毒、上架、盤點、利用、鑒定、銷毀等全生命周期管理，實現檔案與密集架的一一對應，定期提醒檔案的盤點、消毒、鑒定等工作，明確各方職責，把檔案管理流程固化到系統(tǒng)中。

（三）庫房環(huán)境管理。

1.防火。智慧檔案庫房應具備火災預警功能，利用紅外熱成像裝置等設備，全面覆蓋庫房區(qū)域，設定溫度閾值，在線路老化、設備故障等情況下提前預警溫度異常情況，及時通知檔案人員及消防人員排查消防隱患，從而保證庫房安全。2.防盜。視頻監(jiān)控實現庫房全覆蓋，門禁實現人臉、指紋、密碼三重防護并有遠程授權開門功能，門禁開門自動關聯截取固定時長視頻進行保存，確保入庫工作合規(guī)高效。結合RFID技術確保檔案出入合規(guī)，未經過審核的檔案出入庫將有系統(tǒng)報警及現場聲光報警，保證檔案安全。3.防高溫、防潮。監(jiān)測樓宇溫濕度、室外溫濕度與庫房溫濕度差距，合理設置庫房溫濕度范圍，降低能耗。監(jiān)測庫房各類設備能耗情況，進行同一時間不同庫房、同一庫房不同時間之間能耗對比，用于分析能耗規(guī)律，從而采取措施降低能耗。4.防有害氣體。采用空氣質量檢測裝置進行庫房內外環(huán)境監(jiān)測，對比庫房有害氣體成分，進行針對性的空氣清潔，利用空氣凈化器、消毒機等形式進行凈化。