引進(jìn)RF I D技術(shù)對(duì)入庫檔案進(jìn)行全過程智能化管理，是構(gòu)建檔案安全體系的一項(xiàng)創(chuàng)新性工作。浙江省麗水市檔案局立項(xiàng)的“R F I D技術(shù)運(yùn)用于檔案實(shí)體管理的可靠性研究”課題，在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，通過大量的對(duì)比試驗(yàn)，對(duì)R F I D技術(shù)運(yùn)用于檔案實(shí)體管理的可靠性進(jìn)行了分析，提出了在檔案館庫房復(fù)雜環(huán)境條件下運(yùn)用R F I D技術(shù)的最佳方案。課題研究成果已成功應(yīng)用于麗水市檔案局開發(fā)的智能化庫房管理系統(tǒng)。該課題榮獲2015年度國家檔案局優(yōu)秀科技成果三等獎(jiǎng)。

研究背景

無線射頻技術(shù)(簡(jiǎn)稱RFID)是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象，并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。20世紀(jì)90年代以來，R F I D被廣泛應(yīng)用于工業(yè)自動(dòng)化、商業(yè)自動(dòng)化、交通運(yùn)輸控制管理等眾多領(lǐng)域。近年來，圖書館、博物館開始探索并運(yùn)用RF ID技術(shù)。理論上，RF ID技術(shù)與條形碼相比，除了可以省去人工操作，還具有防水、防磁、耐高溫、讀取距離大、數(shù)據(jù)可加密、存儲(chǔ)容量大、存儲(chǔ)信息可更改等特點(diǎn)，在提高檔案盤點(diǎn)效率、查找檔案和排架糾錯(cuò)、簡(jiǎn)化借還手續(xù)和個(gè)性化服務(wù)、防盜和安全、統(tǒng)計(jì)流轉(zhuǎn)和利用信息等方面具有較強(qiáng)的優(yōu)越性。

國內(nèi)一些檔案館在R F I D技術(shù)應(yīng)用于檔案實(shí)體管理上進(jìn)行了初步探索，但效果不盡如人意。有的檔案館沒有深入研究檔案館館藏檔案排架方式與圖書館圖書排架方式的區(qū)別，照搬圖書館應(yīng)用RFID技術(shù)對(duì)盤點(diǎn)圖書的方法管理庫房檔案實(shí)體，結(jié)果在盤點(diǎn)館藏檔案時(shí)，以件為單位的檔案實(shí)體信息無法被正確、完整地讀取，出現(xiàn)漏讀、錯(cuò)讀現(xiàn)象。有的檔案館在檔案密集架管理系統(tǒng)上應(yīng)用RF I D技術(shù)，由于密集架管理系統(tǒng)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)不兼容，檔案出(入)庫時(shí)需要同時(shí)操作密集架管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)，增加了庫房管理員的工作量，有的甚至因檔案實(shí)體出入庫流程太復(fù)雜而關(guān)閉了該系統(tǒng)的應(yīng)用。

麗水市檔案局在數(shù)字檔案館系統(tǒng)升級(jí)改造工作中，采取軟件設(shè)計(jì)與課題研究同步進(jìn)行的方式。在課題研究中，充分考慮檔案館庫房復(fù)雜環(huán)境下不同裝具對(duì)無線射頻和信號(hào)的干擾情況，設(shè)計(jì)了條形碼和RF I D在檔案實(shí)體管理應(yīng)用上的安全性對(duì)比實(shí)驗(yàn)、標(biāo)簽與檔案信息的數(shù)據(jù)寫入方法影響數(shù)據(jù)讀取的可靠性對(duì)比試驗(yàn)、庫房復(fù)雜環(huán)境對(duì)標(biāo)簽讀取效率的影響試驗(yàn)，并依據(jù)試驗(yàn)數(shù)據(jù)，提出了R F I D技術(shù)應(yīng)用于檔案實(shí)體管理、建設(shè)智能化數(shù)字檔案館系統(tǒng)的應(yīng)用策略。

主要研究成果

通過R F I D應(yīng)用于檔案實(shí)體管理的可靠性試驗(yàn)，麗水市檔案局在智能化數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)中，重新構(gòu)建了數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)，建設(shè)了基于RFID技術(shù)的智能化數(shù)字檔案館。

1.通過條形碼與R F I D在檔案實(shí)體管理應(yīng)用上的安全性對(duì)比實(shí)驗(yàn)，樹立檔案實(shí)體管理應(yīng)用RFID技術(shù)的信心首讀率和誤碼率是自動(dòng)識(shí)別技術(shù)的主要評(píng)價(jià)指標(biāo)。首讀率指對(duì)一組數(shù)據(jù)進(jìn)行一次性識(shí)別時(shí)的成功概率;誤碼率指對(duì)一組數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別時(shí)，可能出現(xiàn)錯(cuò)誤字符的統(tǒng)計(jì)概率。目前，檔案館應(yīng)用于檔案實(shí)體管理的識(shí)別技術(shù)通常有條碼識(shí)別技術(shù)與RF ID技術(shù)。通過兩種技術(shù)首讀率和誤碼率的對(duì)比實(shí)驗(yàn)，可知條碼技術(shù)與RF I D技術(shù)在檔案實(shí)體管理方面各具特點(diǎn)：

一是一維碼和二維碼制作成本低，且兩項(xiàng)指標(biāo)理想，可用于大量需求且數(shù)據(jù)不需要更改的場(chǎng)合。但是，條形碼必須通過光電掃描設(shè)備掃描，工作效率比RFID低，館藏檔案使用一維碼或二維碼管理，沒有實(shí)際意義。

二是R F I D最大的優(yōu)勢(shì)在于非接觸式掃描，而且是一次性大批量識(shí)讀，在識(shí)別系統(tǒng)中運(yùn)行時(shí)，完成識(shí)別，無需人工干預(yù)，適于自動(dòng)化管理。RFID標(biāo)簽完全封裝，不易損壞，識(shí)別數(shù)據(jù)需與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫綁定，系統(tǒng)的保密性強(qiáng)。但是，有研究指出，RF ID存在磁性消退的可能性，即隨時(shí)間推移，RFID標(biāo)簽可能因消磁而無法正確讀取。

課題組在試驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提出將一維碼與RFID標(biāo)簽相結(jié)合，定制符合檔案館檔案實(shí)體管理要求的R F I D標(biāo)簽，在將檔案數(shù)據(jù)寫入標(biāo)簽的同時(shí)，在標(biāo)簽上打印一維碼，取兩種識(shí)別技術(shù)的長處，以提高首讀率和降低誤碼率。