2.通過標(biāo)簽與檔案信息的數(shù)字寫入

方法影響數(shù)據(jù)讀取的可靠性對比試驗，提升數(shù)字檔案館的智能化程度當(dāng)前，RFID廠家或者密集架廠家在檔案行業(yè)內(nèi)推行的基于R F I D技術(shù)的檔案密集架管理系統(tǒng)，一般采取將R F I D標(biāo)簽I D號與檔案信息綁定的方法管理檔案實體。

課題組通過對比實驗，得出將標(biāo)簽原有I D與檔案信息綁定的方法，雖然只需購買現(xiàn)成的商業(yè)軟件即可實現(xiàn)，但是在檔案庫房管理實際操作過程中存在以下問題：

一是增加了檔案出入庫信息的人工寫入操作流程，增加了管理人員的工作量;

二是調(diào)閱成功的檔案入庫時，操作人員如果沒有及時將數(shù)據(jù)狀態(tài)修改為入庫狀態(tài)，下一次該檔案出庫時，系統(tǒng)將不能正確識別，依然視其為合法出庫，從而失去報警功能;

三是由密集架生產(chǎn)廠家推出的R F I D管理系統(tǒng)無法與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)結(jié)合，兼容性和可擴展性不強，不能達到智能化數(shù)字檔案館的需求。

課題組經(jīng)過研究，提出了在數(shù)字檔案館系統(tǒng)開發(fā)時，將數(shù)字檔案館內(nèi)檔案的檔號信息與數(shù)據(jù)庫表名以批量打印的方式，直接寫入標(biāo)簽USE R區(qū)，同時在標(biāo)簽外面打印檔案號、一維碼。設(shè)計了檔案利用大廳人員調(diào)閱檔案操作時，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)自動將該條數(shù)據(jù)改為可出庫狀態(tài)，庫房管理員取出檔案經(jīng)過門禁系統(tǒng)時，系統(tǒng)自動讀取狀態(tài)信息，判定該檔案出庫的合法性，從而降低了檔案管理人員的勞動強度，增加了數(shù)字檔案館系統(tǒng)的智能性。

3.通過庫房復(fù)雜環(huán)境對標(biāo)簽讀取效率的影響試驗，合理規(guī)避無線射頻信號的干擾因素

檔案館管理人員在使用手持機盤點庫房內(nèi)檔案時，庫房內(nèi)大量的臨近物體可能對手持機天線和標(biāo)簽天線的輻射信息造成干擾。課題組選擇庫房復(fù)雜環(huán)境和室外空曠環(huán)境進行對比研究，認(rèn)為檔案庫房內(nèi)使用的大量鐵質(zhì)密集架，是造成輻射信號嚴(yán)重失真的主要原因。金屬對讀寫器的電磁波會有反射和屏蔽作用，反射會引起讀寫空洞，屏蔽會使讀取率降低，緊貼在金屬上的RF ID標(biāo)簽因難以接收到讀寫器發(fā)射的能量而無法被激活,同時標(biāo)簽天線的阻抗和增益都會改變，引起失諧。

基于上述研究結(jié)論，麗水市檔案局進行了庫房改造，在同一盒檔案管理到件時，標(biāo)簽的粘貼方式采取交錯式粘貼,以提高盤點的正確率。將標(biāo)簽粘貼到金屬材質(zhì)檔案(如獎牌、獎杯)上時，在標(biāo)簽與實物檔案之間增加一層0.1c m的雙面膠泡沫板。同時，將庫房鐵質(zhì)防盜門改為高密度有機防火防盜門，以降低門禁系統(tǒng)信號的干擾。

先進性

課題組通過RF ID可靠性試驗，在數(shù)字檔案館建設(shè)項目中重新構(gòu)建了數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)具備了5個方面的

功能：

一是將檔案信息(檔號和表名)寫入標(biāo)簽USER區(qū)的方法，實現(xiàn)RFID標(biāo)簽信息的批量打印功能，減輕庫房管理人員的勞動強度。

二是改善檔案目錄數(shù)據(jù)庫與R F I D標(biāo)簽信息的自動關(guān)聯(lián)方法。將館藏檔案位置信息、標(biāo)簽信息與“智慧檔案館”系統(tǒng)檔案目錄信息關(guān)聯(lián)，RFID管理系統(tǒng)成為“智慧檔案館”的一個子系統(tǒng)。

三是改進檔案自動盤點系統(tǒng)。在軟件邏輯語言上，結(jié)合“排除”和“存疑”方法，確保館藏檔案盤點時的正確率。該方法徹底解決了密集環(huán)境下標(biāo)簽信號的干擾問題，增加了檔案盤點的可靠性。

四是對館藏檔案出庫之后所處位置的實時監(jiān)控。在庫房門口、走廊通道、利用大廳等不同地點設(shè)置門禁系統(tǒng)，門禁系統(tǒng)由標(biāo)簽讀寫器、紅外探測器和計數(shù)器組成。

出庫的檔案實體被標(biāo)簽讀寫器讀取之后，系統(tǒng)首先判定其合法性，非法出庫的系統(tǒng)自動報警。屬于正常調(diào)檔的檔案實體經(jīng)過門禁系統(tǒng)時，由紅外探測器判定其是否已經(jīng)出門禁系統(tǒng)，計數(shù)器判定出庫數(shù)量，“智慧檔案館”管理系統(tǒng)根據(jù)不同設(shè)備反饋的信息及時修改該檔案實體的位置信息。檔案實體經(jīng)過不同門禁系統(tǒng)到達利用大廳時，“智慧檔案館”管理系統(tǒng)的位置狀態(tài)也就一直跟蹤到利用大廳(入庫則反向操作)。檔案位置信息展現(xiàn)在檔案館地圖上，方便庫房管理人員隨時了解該檔案的位置信息。

五是以R F I D技術(shù)為基礎(chǔ)，建立檔案超市。將館藏開放檔案分專題制成復(fù)制件，陳列于檔案超市。公民憑身份證在自助查閱終端刷卡后，就可查閱與本人相關(guān)的檔案和其他開放檔案。應(yīng)考慮的因素RF I D技術(shù)運用于檔案實體管理也具有一定的局限性，需要考慮以下幾個方面的問題：

第一，要明確應(yīng)用RF ID技術(shù)管理檔案實體的核心需求。運用R F I D技術(shù)管理檔案實體，數(shù)據(jù)傳輸與標(biāo)簽定位不可能兼得。實驗證明，檔案館庫房存在高密度干擾因素，不可能實現(xiàn)對密集架內(nèi)大批量標(biāo)簽的定位。因此，在應(yīng)用RFID技術(shù)管理檔案實體時，其核心需求是數(shù)據(jù)傳輸和目標(biāo)識別。運用RFID技術(shù)管理檔案實體，在出(入)庫管理和檔案盤點上有其他技術(shù)不可比的優(yōu)勢，但在標(biāo)簽定位上，因其外部環(huán)境的特殊性，脫離數(shù)字檔案館系統(tǒng)是不可能有效實現(xiàn)的。

第二，若檔案館館藏檔案按幾十萬卷的數(shù)量計算，如果管理到檔案文件級，標(biāo)簽數(shù)量將會上升到幾百萬個，若所有館藏檔案都貼上R F I D標(biāo)簽，其成本將是一筆不小的數(shù)目。因此，在選擇應(yīng)用該項技術(shù)前不僅要考慮投入成本，更要考慮回報效益，其性價比才是關(guān)鍵所在。

第三，檔案實體為永久和長期保存，RFID標(biāo)簽為磁性介質(zhì)，在一定時期內(nèi)可能會存在脫磁和消磁現(xiàn)象，這也是檔案館應(yīng)用RFID技術(shù)需要考慮的因素。